Ogni volta che apriamo un sito web o scarichiamo un’applicazione, ne accettiamo in automatico termini e condizioni (Data Use Policy), come se fosse un gesto scontato.

Ma sappiamo realmente cosa comporta accettare termini e condizioni di un servizio?

In questo articolo approfondiremo la questione, cercando di far luce sulle implicazioni per la privacy e la sicurezza dei dati degli utenti.

Data Use Policy
  1. Cosa sono i Termini e Condizioni di servizio (Data Use Policy)
  2. Che differenza c’è tra Data Use Policy e Privacy Policy?
  3. Quali informazioni deve contenere il documento di “Termini di Servizio”?
  4. Consenso ai Termini di Servizio
  5. Considerazioni conclusive sul Data Use Policy

Cosa sono i Termini e Condizioni di servizio (Data Use Policy)

Il documento noto come “Termini e condizioni” (Data Use Policy) rappresenta un accordo contrattuale che stabilisce in modo preciso i diritti e le responsabilità di tutti gli utenti che usufruiscono dei servizi di un sito web o di un applicativo.

Al suo interno, sono enunciate

  • le regole cui l’utente deve attenersi
  • gli obblighi che il fornitore del servizio deve rispettare nei confronti degli utenti

Questo strumento è in grado di definire le limitazioni di responsabilità in caso di problemi che potrebbero verificarsi, ma che non dipendono dal fornitore del servizio, come ad esempio un malfunzionamento del sistema.

Quindi, si tratta di un contratto semplice, ma utile per tutelare tanto gli utenti quanto il fornitore.

È importante tenere presente che la creazione di una pagina di Termini e Condizioni per un sito web rappresenta un requisito fondamentale per garantire una tutela giuridica adeguata, sia per i dati degli utenti che per il proprietario del sito stesso. Tale documento ha infatti un valore legale rilevante, proprio come la pagina relativa ai cookies e quella sulla privacy.

Tuttavia, va sottolineato che non sempre la creazione di questo tipo di documento è obbligatoria: ad esempio, in un semplice blog, potrebbe non essere necessario.

D’altra parte, se si tratta di un e-commerce o di uno shop online, in cui i visitatori possono acquistare prodotti e servizi, è essenziale includere i termini e le condizioni di vendita, in modo da fornire informazioni riguardanti:

  • i diritti di recesso
  • le condizioni di vendita
  • le politiche di rimborso e cancellazione

Che differenza c’è tra Data Use Policy e Privacy Policy?

Analizziamo ora cosa distingue un documento di Data Use Policy da una Privacy Policy.

Difatti, pur essendo entrambi accordi vincolanti, presentano differenze significative:

La Privacy Policy è una dichiarazione obbligatoria per legge in quasi tutti i paesi del mondo, poiché informa gli utenti in modo giuridicamente vincolante su come vengono utilizzati i loro dati personali in conformità alle leggi sulla privacy. Oltre a ciò, può anche spiegare le modalità di gestione delle richieste di non tracciamento dei dati, ma il suo obiettivo principale è la tutela degli utenti

D’altra parte, “Termini e Condizioni” costituiscono un documento di fondamentale importanza per la protezione dell’azienda. Attraverso questo strumento, infatti, c’è la possibilità di definire, nel rispetto della legge applicabile, le condizioni di utilizzo del sito web o del servizio, nonché le disposizioni in materia

  • di copyright,
  • limiti di età per la fruizione
  • la legge che disciplina il contratto

Quali informazioni deve contenere il documento di “Termini di Servizio”?

Per essere in regola, è importante che il documento di “Termini e Condizioni” sia sempre in linea con le leggi in vigore.

Ci sono diverse componenti essenziali che non possono essere ignorate quando si scrive un documento di questo tipo e che possono considerarsi comuni poiché indipendenti dal servizio erogato:

  1. L’identificazione dell’attività: è importante identificare chiaramente l’attività e il legittimo intestatario. Ciò include: il nome e l’indirizzo del proprietario, il numero di identificazione fiscale, l’indirizzo e-mail e il numero di telefono.
  2. La descrizione del servizio offerto: deve essere fornita una descrizione dettagliata del servizio o del prodotto offerto, in modo che l’utente possa comprendere chiaramente cosa si aspetta e se è effettivamente ciò che cerca.
  3. L’informazione sui rischi e sulla responsabilità: il documento dovrebbe informare gli utenti dei possibili rischi associati all’utilizzo del servizio o del prodotto. Inoltre, il sito web dovrebbe indicare chiaramente le responsabilità dell’utente e del proprietario.
  4. Garanzie per l’utente e il fornitore di servizio: dovrebbero essere elencate le garanzie agli utenti sulla qualità e attendibilità dei servizi forniti
  5. Il diritto di recesso: il sito web dovrebbe fornire agli utenti il diritto di recesso, ovvero la possibilità di restituire o annullare un acquisto entro un determinato periodo di tempo.
  6. Informazioni sulla sicurezza e l’uso corretto del prodotto o del servizio: il documento dovrebbe fornire informazioni dettagliate sulla sicurezza e sull’uso corretto del prodotto o del servizio.
  7. Modalità di consegna del prodotto: informazioni sulle modalità di consegna del prodotto o del servizio, ad esempio il tempo di consegna, i costi di spedizione e le opzioni di spedizione.
  8. Il diritto di utilizzo: il sito web dovrebbe indicare chiaramente se l’utente ha il diritto di utilizzare il prodotto o il servizio per un periodo di tempo limitato o in modo permanente.
  9. La condizione di utilizzo: parte del documento dovrebbe fornire informazioni sulle condizioni di utilizzo del prodotto o del servizio, ad esempio l’età minima per utilizzare il servizio o le restrizioni sull’utilizzo.
  10. La politica di rimborso o cessazione del servizio: informazioni dettagliate sulla politica di rimborso o di cessazione del servizio in caso di problemi o insoddisfazione dell’utente.
  11. Informazioni sui metodi di pagamento: informazioni dettagliate sui metodi di pagamento accettati, ad esempio carte di credito, PayPal o bonifici bancari.
  12. Condivisione di informazioni con Terze Parti: I termini e le condizioni possono specificare se e come i dati degli utenti possono essere condivisi con terze parti, come inserzionisti o partner commerciali. Questa condivisione potrebbe consentire loro di mostrare annunci mirati o di condurre ricerche di mercato. È importante prestare attenzione a queste clausole per capire come verranno utilizzati i tuoi dati e se hai opzioni per limitare la condivisione con terze parti.

Ogni elemento è importante per assicurarsi che i termini e le condizioni siano completi e in grado di proteggere sia l’utente che il proprietario dell’attività.

Consenso ai Termini di Servizio

Ai fini della validità di un contratto, nessuna delle parti può essere obbligata da termini che non conosce. Se una delle parti non è a conoscenza dell’esistenza di un accordo contrattuale, i termini di tale accordo non possono essere applicati.

Per prevenire eventuali dispute legali derivanti da un’eventuale mancanza di conoscenza dei termini, è consigliabile ottenere un consenso esplicito e formale da parte dell’utente.

Ad esempio, molte aziende richiedono ai propri utenti di selezionare una casella di conferma, situata accanto a una dichiarazione che afferma che l’utente ha letto e accettato i Termini e condizioni.

La selezione della casella dimostra inequivocabilmente che l’utente ha accettato di essere vincolato dalle policy di utilizzo dei dati.

Il consenso espresso è sempre la soluzione migliore e, pertanto, organizzazioni di ogni settore fanno sempre più uso di caselle di spunta: Le corti di giustizia tendono a privilegiare il consenso espresso rispetto a quello implicito. In caso di controversia legale riguardante i Termini e le Condizioni tra un’azienda e un utente, è molto importante poter dimostrare che l’utente ha accettato esplicitamente il contratto sulla base dei Termini esposti. Questi stessi principi si applicano anche alle applicazioni mobili.

In sintesi, il consenso espresso rappresenta un vantaggio per tutte le parti coinvolte. Dovrebbero sempre essere utilizzati pulsanti con la dicitura “Accetto” o “Acconsento”, con inclusa una casella di spunta accompagnata da una dichiarazione che affermi “Acconsento di essere vincolato dai Termini e Condizioni” o “Selezionando questa casella, confermo di accettare i Termini e Condizioni”.

Considerazioni conclusive sul Data Use Policy

Talvolta, accettare i Termini e Condizioni è richiesto solo al primo accesso, come quando si desidera creare un nuovo account utente. In altri casi, invece, è necessario cliccare sull’opzione “Accetta” o “Procedi” ogni volta che si desidera eseguire una determinata procedura, ad esempio durante il download di aggiornamenti software.

Tuttavia, l’accettazione dei Termini e Condizioni non implica necessariamente che l’utente li abbia letti, poiché spesso i testi sono lunghissimi e di difficile comprensione.

È importante ricordare che l’accettazione dei Termini e Condizioni costituisce un contratto vincolante legalmente, quindi è nell’interesse dell’utente assicurarsi di aver letto attentamente il testo prima di accettare le condizioni del servizio offerto, anche se è gratuito, come nel caso della creazione di profili social.

In questo modo, l’utente sarà ancora più consapevole dell’adeguatezza dell’accordo sottoscritto.